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Office Manager:in / Front Desk (all genders)

Reflex Aerospace

Reflex Aerospace

Operations
Berlin, Germany
Posted on Sep 13, 2025
Apply now
Werde Teil der Spitzenklasse der Satellitentechnologie in Deutschland! Reflex Aerospace führt die
Hochleistungssatellitentechnologie der deutschen Luft- und Raumfahrtindustrie zu neuen Höhen.

Als Teil von Reflex Aerospace spielst du eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Zukunft der
Raumfahrt. Das ist deine Chance, dein Fachwissen und deine Begeisterung in ein Team
einzubringen, das für Innovation und Exzellenz steht.

Wenn du bereit bist, spannende Herausforderungen anzunehmen und Teil eines Unternehmens zu
sein, das die Grenzen der Satellitentechnologie neu definiert, dann freuen wir uns, dich auf dieser
aufregenden Reise willkommen zu heißen!
Your Mission:
  • Organisation des gesamten Office-Betriebs an drei Standorten und Sicherstellung eines
    strukturierten und gepflegten Arbeitsumfelds.
  • Mitgestaltung einer positiven, modernen und funktionalen Office-Kultur.
  • Empfang und Betreuung von Gästen, sowie Bearbeitung der Eingangspost und
    Telefonzentrale.
  • Termin- und Reiseplanung sowie Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen.
  • Unterstützung der Teams im operativen Tagesgeschäft.
  • Prüfung und Verwaltung von Rechnungen sowie Vertragsmanagement.
  • Verwaltung laufender Verträge mit externen Dienstleistern (Reinigung, Wartung, Verpflegung,
    Hausverwaltung, Versicherungen etc.).
  • Budgetplanung für das Office (z. B. Büromaterial, Ausstattung, Events).
  • Proaktives Erkennen und Lösen von Herausforderungen im Office-Alltag – du hast ein offenes
    Auge für alles, was im Büro nicht rund läuft.
  • Organisation und Durchführung von internen Events, Meetings und Off-Sites.
  • Pflege von Datenbanken, Dokumentenmanagement und Ablageorganisation.
  • Umsetzung und Weiterentwicklung von Office-Prozessen und digitalen Tools.
  • Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie People & Culture, IT, Finance und der
    Geschäftsleitung.
  • Umsetzung von Maßnahmen zu Arbeitssicherheit, Brandschutz und Nachhaltigket.
Your Background:
  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation oder relevante Berufserfahrung.
  • Du bringst Erfahrung im Empfang, in der Assistenz oder im Office Management mit.
  • Du sprichst fließend Deutsch (C1-C2) und Englisch (C1-C2).
  • Du gehst routiniert mit MS Office um.
  • Du arbeitest organisiert, vorausschauend und strukturiert.
  • Du überzeugst durch ein freundliches, souveränes Auftreten und Serviceorientierung.
  • Du bist kommunikativ, zuverlässig, diskret und arbeitest gerne im Team.
  • Du bist flexibel, packst pragmatisch an und unterstützt auch bei Events.
  • Du hast ein Auge fürs Detail und arbeitest vorrausschauend.
What We Offer:
  • Arbeite mit einem vielfältigen multinationalen Team zusammen, das die nächste
    Generation hochmoderner Satelliten entwickelt. Begebe dich mit uns von Anfang an auf
    diese spannende Reise, hinterlassen deine Spuren in einem dynamischen Unternehmen und
    gestalte die Zukunft der Raumfahrtindustrie mit.
  • Halte dein Energieniveau hoch mit vom Unternehmen der gesponserten Mitgliedschaft bei
    Urban Sports Club. Außerdem erhältst du Ermäßigungen für öffentliche Verkehrsmittel.
  • Wir bieten ein hybrides Arbeitsmodell mit flexiblen Arbeitszeiten, das dir die Kontrolle über dein Zeitmanagement gibt.
  • Unser Berliner Büro liegt im Herzen von Friedrichshain und ist ein lebhafter und zentraler
    Knotenpunkt, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht zu erreichen ist. Tauche ein in ein
    Viertel mit zahlreichen lebhaften Restaurants und ganzjährigen Kulturveranstaltungen.
  • Genieße die Flexibilität großzügiger Urlaubszeiten, darunter ein besonderer Firmenfeiertag
    am 12. April, der der Feier des Internationalen Tages der bemannten Raumfahrt gewidmet ist.
About us
Reflex Aerospace, a NewSpace startup founded in 2021 and headquartered in Munich and Berlin, has been leading the charge to provide advanced dual-use satellite technology at unparalleled speed. The company is leveraging the latest techniques to modernize payload-centric satellite development and production, achieving significantly faster delivery times and enhanced reliability. By applying algorithmic engineering and streamlined system design processes, Reflex accelerates the delivery of satellites enabling lightning-fast innovation for our customers.
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