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Backoffice & Administrative Support/ Teamassistenz/Allround-Assistenz für Office, Vertrieb & Einkauf

Pixel Photonics

Pixel Photonics

Administration, Customer Service
Münster, Germany
Posted on Dec 12, 2025
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Ihre Aufgaben

Du bist ein Organisationstalent und magst Abwechslung?
In einem Startup gleicht kein Tag dem anderen – bei uns übernimmst Du nicht nur klassische Backoffice-Aufgaben, sondern kannst Dich je nach Deinen Stärken und Interessen in weitere Themenfelder einbringen. Ob Marketing, Messeorganisation oder Auftragsabwicklung: Deine Rolle wächst mit Dir!

  • Backoffice & Administration
    • Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System Odoo (z. B. Bestellannahme, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen)
    • Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten
    • Bearbeitung eingehender E-Mails und Anrufe, allgemeine Büroorganisation
    • Unterstützung der Office Managerin bei Reisebuchungen, Spesenabrechnungen, Dokumentenmanagement, Organisation von Firmenevents

    Messeorganisation
    • Planung, Registrierung und Koordination von Fachmessen
    • Organisation des Standaufbaus sowie Abstimmung mit Dienstleistern
    • Vorbereitung von Marketingmaterialien und Unterlagen
    • Interne Koordination sowie Nachbereitung von Veranstaltungen

    Optionale Aufgaben (je nach Qualifikation & Interesse)
    • Marketing: Erstellung von Marketingunterlagen und Mailings, Pflege der Firmenhomepage
    • Logistik: Versandorganisation inkl. Zollabwicklung
    • Finanzen: vorbereitende Buchhaltung
    • Urlaubsvertretung Einkauf: Bestellungen, Rechnungserfassung, Wareneingangskontrolle und Dokumentation
Ihr Profil

  • Du arbeitest strukturiert, genau und zuverlässig/präzise
  • Organisationstalent mit Freude an Multitasking
  • Selbstständige und effiziente Arbeitsweise, auch bei hohem Aufgabenaufkommen
  • Erfahrung im administrativen Bereich oder in der Auftragsabwicklung
  • Kommunikationsstärke und Teamgeist
  • Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit einem ERP-System
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Warum wir?
  • Eine abwechslungsreiche Position mit Gestaltungsfreiraum vorm ersten Tag an in einem wachsenden Startup
  • Möglichkeit, Deine Rolle flexibel zu erweitern und Verantwortung in neuen Themenfeldern zu übernehmen
  • Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein internationales, diverses Team
Über uns
Pixel Photonics ist ein junges, wachsendes Deep Tech Start-up aus Münster - wir entwickeln Sensoren und Detektorlösungen zur Erfassung schwacher Lichtsignale bis hinunter zur Einzelphotonen-Ebene, die die Grundlage für Quantentechnologien von morgen sind. Als Unternehmen leben wir flache Hierarchien und ein vielfältiges und multinationales Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, vom ersten Tag an Verantwortung zu übernehmen.
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